「職務経歴書を書こうとしても、何から始めればいいか分からない」「仕事が終わった後に、応募書類を作る時間がない…」。そんなとき、ChatGPT等の生成AIは、経験を整理して文章にする手助けになります。
コツは、自分の経験を箇条書きで渡し、AIに構成と表現を整えてもらうこと。この記事では、15分を目安に職務経歴書の下書きを作る手順と、そのまま使える指示文を紹介します。
※15分は材料がそろっている場合の下書き作成の目安です。経歴の確認や応募先指定の形式への調整には、別途時間を取りましょう。
写真はイメージです。Photo: Mikhail Nilov / Pexels
1．生成AIに任せること・自分で確認すること
履歴書は学歴・職歴などの基本情報を伝える書類、職務経歴書は担当業務や工夫、成果を具体的に伝える書類です。AIは、散らばった情報を見出しごとに整理したり、長い文章を読みやすくしたりする作業に使えます。
ただし、あなたが実際に何をしたかをAIが知っているわけではありません。在籍期間、役職、資格、実績の数字は自分で確かめ、書いていない経験を追加させないことが大切です。
入力前に、氏名・住所・電話番号・顧客名・社外秘の数字などは外し、会社名は「A社」などに置き換えましょう。利用するサービスのデータの扱いと勤務先のルールも確認し、正式な情報は提出用のファイルに自分で戻します。
2．15分で下書きを作る4ステップ
【0〜3分】経験を5項目でメモする
きれいな文章にする必要はありません。①在籍期間と職種、②担当業務、③仕事で工夫したこと、④確認できる成果、⑤使えるスキル・資格を箇条書きにします。
数字が分からないときは「要確認」と記入。売上だけでなく、問い合わせ対応、引き継ぎ資料の作成、ミスの防止など、普段の仕事も材料になります。
【3〜8分】見出しを指定して下書きを作る
次の章の指示文にメモを貼り、「職務要約・職務経歴・活かせるスキル・自己PR」の順に整理してもらいます。足りない情報を質問してもらえば、書くべき内容も見つけやすくなります。
【8〜12分】応募先に合う経験を前に出す
求人票の「仕事内容」「必須条件」を読み、自分の経験との接点を確認します。接客経験なら、単に「コミュニケーション力」とするより、「要望を聞き取り、他部署と調整した経験」など、行動が分かる表現にします。
条件に合わせて経歴を作り変えるのではなく、実際にある経験の見せ方を調整しましょう。
【12〜15分】事実と読みやすさを確認する
元のメモと照合し、AIが追加した数字や役職がないかを確認します。最後に音読し、面接でも自分の言葉で説明できる文章に直してください。
3．コピーして使えるAIへの指示文
下の【 】を自分の情報に置き換えて使ってください。個人情報や機密情報を除いたメモを入れるのがポイントです。
応募職種：【希望する職種】
在籍期間・職種：【期間と職種】
担当業務：【業務内容】
工夫したこと：【自分が取った行動】
成果：【確認できる成果。数字が不明なら要確認】
スキル・資格：【実際に使えるもの、取得済みのもの】
出力は①職務要約（200字程度）②職務経歴（業務・工夫・成果を箇条書き）③活かせるスキル④自己PR（300字程度）の順にしてください。
事実・数字・資格を創作せず、不明点は「要確認」と書いてください。実施したことと成果のつながりが分かる表現にし、最後に追加で確認すべき質問を3つ挙げてください。
応募先に合わせるときは、次のように追加します。
「いい感じにして」だけより、材料・構成・文字数・創作しない条件を伝えた方が、確認しやすい下書きになります。
4．履歴書への応用と提出前の確認
職務経歴書で整理した経験は、履歴書の自己PRや志望動機を短くまとめるときにも使えます。志望動機には、公開情報で確認した企業の特徴と「なぜその仕事をしたいか」という自分の理由を加えましょう。企業への共感や応募理由までAI任せにすると、面接で説明しにくくなります。
提出前は、次の5点を確認してください。
- 入退社年月・雇用形態・資格名が、履歴書と職務経歴書で一致している
- 数字には確認できる根拠があり、チームの成果と自分の役割を区別している
- 「要確認」や会社名の仮表記が残っていない
- 応募先名・日付・誤字脱字を確認している
- 指定の様式・ファイル形式を守り、改ページや文字切れがない
AIの再チェックは補助にとどめ、最後は元資料と自分の記憶で確かめます。応募先にAI利用に関する指定がある場合は、そのルールに従ってください。
5．よくある悩みQ&A
Q．目立つ実績がなくても作れますか？
A．担当業務の中の工夫を、具体的に整理しましょう。「頑張った」だけでなく、「誰のどんな困りごとに、どう対応したか」を振り返ります。数字がなくても行動は説明できます。成果が確認できない場合、改善率などを推測で足す必要はありません。
Q．AIの文章をそのまま提出してもいいですか？
A．必ず事実確認し、自分の言葉に直してから提出しましょう。整った文章でも、経験の誤りや大げさな表現が混ざることがあります。「この一文を面接で具体例とともに説明できるか」を基準に見直してください。
6．まとめ：まずは経験を5項目で整理しよう
生成AIを使うと、白紙から文章を考える負担を減らせます。大切なのは、事実を用意する→AIで整理する→応募先に合わせる→自分で確認するという順番です。
スマホのメモに「期間・業務・工夫・成果・スキル」の5項目を書き、直近の仕事を1つ整理してみましょう。そのメモが、職務経歴書の下書きの材料になります。
参考：ハローワークインターネットサービス「履歴書・職務経歴書の書き方」
※本記事の時間配分・AIへの指示文は、作業を進めるための一例です。
